广州开发区某大型报关企业使用13台其他品牌的MFP,每天都有各种问题,希望能够改善现状。
主要需求:
一、设备管理方面:
❖ 中、高速黑白和彩色打印输出设备。
❖ 文件输出速度快,稳定性强。
❖ 高品质输出,文字/图像清晰表现。
❖ 启动速度快、设备运行无噪音,营造舒适办公环境。
二、软件统一管理方面:
❖ 打印管理软件需支持双机集群功能。
❖ 主备机共享数据库与打印列队方式。
❖ 主备机切换过程中打印业务不间断、数据不丢失。
❖ 文件留底追溯,保证信息安全。
推荐方案:
经分析调研后推荐解决方案
理光整合解决方案+扫描处理解决方案+作业影像追溯安全方案
▲设备管理
改善效果:
方案改善前:
❖设备无法统一管理,很难实时掌握设备状态。
❖无法统计印量,纸张耗材等成本无法得到有效控制。
❖设备的使用权限广,任何人都可以使用。
❖打印操作不便捷。
❖主备机切换,打印作业终止且发生数据丢失情况。
方案改善后:
❖控制打印量,限制每个用户或每个组别使用设备的功能权限。
❖定期输出印量报表,有效控制办公成本。
❖统一化设备管理,无需切换管理系统。
❖24小时监控所有网络输出设备的状态,包括纸张、耗材、预警、故障信息等。
❖主备机切换,打印作业不间断且数据不丢失。
▲扫描流程
改善效果:
方案改善前:
❖需手动依次扫描,将这些纸质文档转化为电子文档。
❖需要人工整理扫描文件,消耗人力。
方案改善后:
❖一键扫描完成数字化文档扫描和电子化分发。
❖快速地将文档分发到指定位置,极大节省人工处理成本。
❖和客户既有IT环境有效兼容,文档信息无缝传输至客户后台系统。
▲文件追溯
改善效果:
方案改善前:
❖文件堆积在出纸口,很容易让无关人员接触机密信息。
❖无法准确的将案件信息追溯,了解到相关人员、设备地点和时间。
❖敏感文件无法得到限制,无法预警关键信息。
方案改善后:
❖保证报关机密信息的安全。
❖追溯用户所有的操作信息,包括打印、复印、扫描、传真等,具体的操作内容会被记录到数据库中。
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