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广州某进出口报关企业
案例描述:

广州开发区某大型报关企业使用13台其他品牌的MFP,每天都有各种问题,希望能够改善现状。


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主要需求:

一、设备管理方面:

❖ 中、高速黑白和彩色打印输出设备。

❖ 文件输出速度快,稳定性强。

❖ 高品质输出,文字/图像清晰表现。

❖ 启动速度快、设备运行无噪音,营造舒适办公环境。

二、软件统一管理方面:

❖ 打印管理软件需支持双机集群功能。

❖ 主备机共享数据库与打印列队方式。

❖ 主备机切换过程中打印业务不间断、数据不丢失。

❖ 文件留底追溯,保证信息安全。


推荐方案:

经分析调研后推荐解决方案

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理光整合解决方案+扫描处理解决方案+作业影像追溯安全方案

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 设备管理

改善效果:

方案改善前:

设备无法统一管理,很难实时掌握设备状态。

无法统计印量,纸张耗材等成本无法得到有效控制。

设备的使用权限广,任何人都可以使用。

打印操作不便捷。

主备机切换,打印作业终止且发生数据丢失情况。

方案改善后:

控制打印量,限制每个用户或每个组别使用设备的功能权限。

定期输出印量报表,有效控制办公成本。

统一化设备管理,无需切换管理系统。

24小时监控所有网络输出设备的状态,包括纸张、耗材、预警、故障信息等。

主备机切换,打印作业不间断且数据不丢失。

 

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扫描流程

改善效果:

方案改善前:

需手动依次扫描,将这些纸质文档转化为电子文档。

需要人工整理扫描文件,消耗人力。

方案改善后:

一键扫描完成数字化文档扫描和电子化分发。

快速地将文档分发到指定位置,极大节省人工处理成本。

和客户既有IT环境有效兼容,文档信息无缝传输至客户后台系统。

 

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 文件追溯

改善效果:

方案改善前:

文件堆积在出纸口,很容易让无关人员接触机密信息。

无法准确的将案件信息追溯,了解到相关人员、设备地点和时间。

敏感文件无法得到限制,无法预警关键信息。

方案改善后:

保证报关机密信息的安全。

追溯用户所有的操作信息,包括打印、复印、扫描、传真等,具体的操作内容会被记录到数据库中。

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